JM - Årsredovisning 2006

50 BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT Övergripande styrande dokument är Arbetsordning för styrelsen, Instruktion för arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD, Instruktion för ekonomisk rapportering samt Auktorisationsbestämmelser för JM. Övriga styrande dokument i form av policyer, riktlinjer, instruktioner och manualer vad gäller den finansiella rapporteringen återfinns på JMs Intranät samt i Verksamhetssystemet. De viktigaste dokumenten är: • Tidsplan och instruktioner för prognos och bokslut • Boksluts- och prognosprocesserna • Instruktioner om projekthantering • Instruktioner vid köp och försäljningar • Finanspolicy • Controlling inom JM • Redovisningsprinciper • Rutinbeskrivningar. Uppföljning Styrelsen erhåller ekonomiska rapporter i samband med kvartalsrapporteringen. Utöver utfalls- och prognosrapporter erhåller Revisionsutskottet rapport över ekonomigranskning av de större projekten. Kopplat till delegationsordningen erhåller styrelsen/ investeringsutskottet löpande förvärvs- och projektkalkyler, sammanställningar över bland annat planerade och pågående projekt, investeringar och köp/försäljningar av fastigheter. Dessutom fyller styrelsens olika utskott viktiga funktioner i styrelsens uppföljning. Styrelsen följer upp och granskar att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande, dels med hjälp av JMs externa revisorer, dels med hjälp av bolagets centrala funktion för Verksamhetsrevision, som båda arbetar efter en plan vilken godkänts av Revisionsutskottet. Resultatet av granskningarna och förslag på eventuella åtgärder som behöver vidtas avrapporteras löpande till Revisionsutskottet. ERSÄTTNING TILL STYRELSE OCH LEDNING Efter förslag från valberedningen beslutade årsstämman 2006: • att arvode till styrelsens ordförande skall utgå med 500 000 kr och till ordinarie styrelseledamot som inte är anställd i bolaget med 225 000 kr • att arvode för arbetet i utskotten skall utgå med 90 000 kr till ordföranden och 60 000 kr vardera till de två ledamöterna i Revisionsutskottet samt 45 000 kr vardera till de fyra ledamöterna, inklusive ordförandena, i Ersättnings- och Investeringsutskotten. Förslag till riktlinjer för ersättning till JMs ledande befattningshavare kommer att föreläggas årsstämman 2007 för beslut med anledning av att regler härom införts i aktiebolagslagen. Lön, pensionsförmåner och övrig ersättning till ledningen fastställs av styrelsen avseende VD samt av Ersättningsutskottet avseende koncernledningen exklusive VD. Information om riktlinjer för ersättning till JMs ledande befattningshavare återfinns i förvalt ningsberättelsen på sid 54, Information om ersättning till VD och koncernledning återfinns i not 3 sid 66, Koncernens noter. Cirka 600 av JMs chefer och ledare, inklusive VD och koncernledning, omfattas av ett resultatbaserat lönesystem. Denna krets har under 2006 utökats med cirka 300 personer och omfattar numera även viss produktionspersonal som arbetsledare, platsingenjörer med flera. Den totala löneersättningen utgörs av en fast och en rörlig del, med ett maximalt utfall för den rörliga delen som, beroende på befattning, varierar mellan en och sju månadslöner. Förutom ekonomiskt utfall i verksamheten, som har tyngst vikt, baseras den rörliga lönedelen också på indivi duell måluppfyllelse och utfall i kundundersökningar (Nöjd Kund Index, NKI). Principen är att den fasta lönen i kombination med normalutfall av rörlig del skall resultera i en marknadsmässig lön. LEDNING OCH FÖRETAGSSTRUKTUR DELEGATIONSORDNING – VDs BESLUTSRÄTT Styrelsen har till VD delegerat beslutsrätt för köp och försäljning av exploaterings- och projektfastighet upp till 100 Mkr samt investering i befintlig projektfastighet upp till 400 Mkr för genomförande av bostadsprojekt alternativt 200 Mkr för genomförande av kontorsprojekt. Styrelsen har till VD vidare delegerat beslutsrätt för produktionsstart av bostadsprojekt, upp till en total projektkostnad om 400 Mkr exklusive köpeskillingen för fastigheten, samt upptagande av nya lån som ej är kopplade till förvärv av fastighet, upp till totalt 400 Mkr per år för lån med kortare löptid än ett år, upp till totalt 250 Mkr per år för lån med löptid mellan ett och tio år. I övriga fall beslutar styrelsen. Beloppen är valda för att tillgodose styrelsens behov av kontroll och ledningens behov av handlingsutrymme. VD äger rätt att vidaredelegera delar av beslutsrätten ovan. Ärendena bereds av Affärsutskottet bestående av affärsenhetschefer och regionchefer, samt av Koncernledningen. För JMs utlandsbolag fattas besluten i respektive bolagsstyrelse och förs, om så föreskrivs i delegationsordningen, vidare till koncernledningen och styrelsen. KONCERNLEDNING JMs verksamhet är operativt indelad i sex affärsenheter. Respektive affärsenhetschef är direkt underställd VD. Koncernledningen (KL) utgörs avVD och samtliga affärsenhetschefer samt stabschefer, totalt elva personer, och sammanträder minst en gång i månaden. I chefsansvaret ingår att alltid verka för att styrelsens och VDs riktlinjer följs. Organisationen framgår av schema på nästa sida. STYRNINGS- OCH RAPPORTSTRUKTUR Inom JM är vid varje given tidpunkt ett stort antal projekt i produktion. Det är inte ovanligt med projekt som engagerar fler än 100 personer och som har beräknade ordervärden på över 100 Mkr. Varje projekt drivs av en projektledare som är ansvarig för projektets intäkter och kostnader. Projektledaren rapporterar JM ÅRSREDOVISNING 2006