JM - Årsredovisning 2006

BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT 49 STYRELSENS RAPPORT OM INTERN KONTROLL AVSEENDE DEN FINANSIELLA RAPPORTERINGEN Styrningsstruktur Styrelsen har det övergripande ansvaret för att inrätta ett effektivt system för intern kontroll och riskhantering.Ansvaret för att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och det löpande arbetet med intern kontroll och riskhantering är delegerad till VD. Riskhantering är en integrerad del av beslutsfattandet på alla nivåer inom JM. För en detaljerad beskrivning av JMs processer för riskhantering hänvisas till sid 36. Styrningsstrukturen framgår av diagrammet nedan: Bolagsstämma Valberedning Styrelse Revisionsutskott Ersättningsutskott Investeringsutskott Verksamhetsrevision VD Koncernstaber: Råd och utskott: Juridik och exploatering Koncernledning Verksamhetsutveckling Kvalitets- och Miljöråd Ekonomi och Finans Affärsutskott Kommunikation Inköpsråd Personal IT-råd Inköp Marknadsråd Affärsenhet Regioner Styrelsen har under de senaste åren lagt särskild tonvikt vid uppbyggnad av effektiva kontrollstrukturer. Kvaliteten på JMs processer och system för att säkerställa en god intern kontroll utgår från kontrollmiljön, vari av styrelsen antagen arbetsordning och instruktion för ekonomisk rapportering ingår. Genom Revisionsutskottets inrättande har styrelsen fördjupat sina kontakter med såväl interna som externa revisorer, varigenom styrelsen och dess utskott på olika sätt förhör sig om bola- gets ekonomiska ställning. Således träffar de externa och interna revisorerna Revisionsutskottet fyra till fem gånger per år. Därtill träffar de externa revisorerna hela styrelsen två gånger per år. JMs Verksamhetsrevision har till huvuduppgift att granska verksamhetens ändamålsenlighet och operationella effektivitet genom bland annat kontroll av efterlevnaden av de affärskritiska kraven i JMs Verksamhetssystem. JMs Verksamhetsrevision har som särskild uppgift att även granska de ekonomiska riskerna i de större projekten. Styrelsen säkerställer att JM har en väl genomarbetad ekonomi- och projektstyrning, genom regelbunden kommunikation med interna och externa revisorer. Kontrollmiljö Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen är uppbyggd av olika delar, som tillsammans utgör de kärnvärden, den kultur och de värderingar som JM styrs utifrån. Kontrollmiljön utgörs bland annat av organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar, som dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument som interna policyer, riktlinjer, manualer och koder. Exempel härpå är arbetsfördelningen mellan å ena sidan styrelsen och å andra sidan VD och de andra organ som styrelsen inrättar, instruktioner för attesträtt samt redovisnings- och rapporteringsinstruktioner. Riskbedömning Bolaget tillämpar en metod/process för riskbedömning och riskhantering för att säkerställa att de risker som bolaget är utsatt för hanteras inom de ramar som fastställts och att riskerna omhändertas inom ramen för befintliga processer/system. Kontrollaktiviteter De risker som identifierats avseende den finansiella rapporteringen hanteras via bolagets kontrollaktiviteter, som dokumenterats i process- och rutinbeskrivningar. Kontrollaktiviteterna syftar till att löpande utveckla samt förebygga, upptäcka och korrigera fel och avvikelser. Exempel på kontrollaktiviteter där riskbedömningar hante ras är: • Verksamhetssystemet som dokumenterar verksamhetens pro- cesser och fastställda affärskritiska krav • Projektgenomgångar inför förvärv, projekterings-, produktions- och försäljningsstarter • Affärsutskottsmöten och koncernledningsmöten där investeringar i fastigheter och produktionsstarter av bostadsprojekt bereds.Affärsenhetschefer, stabschefer och regionchefer/dotterbolagschefer deltar (månadsvis) • Prognosgenomgångar med affärsenhetsledningarna (kvartalsvis) • Fördjupad bevakning av de större projekten där VD, Ekonomi- och finansdirektör, affärsenhetschef och regionchef/dotterbolagschef deltar (kvartalsvis) • Styrgruppsmöten i de större projekten (kvartalsvis) • Styrelsemöten i dotterbolagen. Information och kommunikation Bolaget har infört informations- och kommunikationsvägar, som syftar till att främja fullständighet och riktighet i den finansiella rapporteringen, exempelvis genom att styrande dokument i form av interna policyer, riktlinjer, manualer och koder avseende den finansiella rapporteringen gjorts tillgängliga och kända för berörd personal. JM ÅRSREDOVISNING 2006